Деятельность любой компании или организации связана с большим документооборотом и документы нужно где-то хранить. Иметь собственный архив может себе позволить далеко не каждая организации и индивидуальный предприниматель. В отсутствии склада или специального помещения документация хранится в самых неприспособленных местах и, как следствие, приходит в негодность. Помещение, которое используется в качестве архива должно соответствовать определенным требованиям, чтобы длительно хранящиеся документы не повредились.
Содержать собственный склад – дорого, как и арендовать дополнительное помещение. Оптимальным выходом в этой ситуации будет хранение документов в индивидуальных боксах компании «Расклад».
Почему выгодно хранить документы на складе?
- Строгий учет хранимой документации. Документы описываются, сортируются, номеруются, упаковываются. При необходимости сотрудники склада вместе представителем заказчика могу произвести выемку документов с истекшим сроком хранения для последующего уничтожения.
- Обеспечение оптимальных условий хранения. Документация хранится в специальных коробках из бескислотного картона, который препятствует порче бумаги. В помещениях поддерживается оптимальная температура и влажность, есть защита от затопления.
- Безопасность складируемых документов. Документация находится в обезличенных коробках, содержание которых известно только заказчику. Доступ к ней имеет только заказчик, либо его доверенное лицо после предоставления соответствующих документов. Склад круглосуточно охраняется и оборудован системами видеонаблюдения и пожарной безопасности.
Услуга ответственного хранения подразумевает полную юридическую ответственность хранителя за сохранность документации, что регламентируется соответствующим договором, которые подписывают обе стороны.
Доступ на склад можно получить в любой день с 9.00 до 23.00, предварительно уведомив об этом сотрудников складского помещения.
Сдать документы на ответственное хранение могут государственные и общественные организации, частные компании, индивидуальные предприниматели и частные лица. На ответственное хранение принимаются все виды документации – документы бухгалтерского учета, кадровой работы, управленческие, ценные документы частных лиц.
Стоимость ответственного хранения документов рассчитывается индивидуально и зависит от количества коробок, срока хранения и типа склада. Договор ответственного хранения заключается на определенный срок с возможностью его дальнейшего продления. При необходимости договор можно расторгнуть досрочно.
Ответственное хранение документов на складе компании «Расклад» полностью избавит от любых проблем с документацией.
Margaret